Az alábbi kérdőívet állítottam össze, ebből remélhetőleg elég sok minden kiderül egy intézményről. Most készítem elő a körlevelezést, már van egy jó címjegyzékem. Hamarosan azt is közreadom.
Gyűjtemények
Milyen gyűjteményekkel, különgyűjteményekkel rendelkezik az intézmény? Mit tartalmaznak ezek a gyűjtemények (pl. fényképek, filmfelvételek, térképek)? Mi az egyes gyűjtemények témája (pl. néprajz, zene, festészet)? Mely történeti, történelmi, kultúrtörténeti, művelődéstörténeti korszakot érintik az egyes gyűjtemények? Köthetők-e az egyes gyűjtemények valamilyen történelmi személyhez vagy eseményhez, esetleg helyszínhez? Mekkorák, milyen elemszámúak az egyes gyűjtemények? Milyen területi vonatkozásai vannak a gyűjteménynek (országos v helyi)? Milyen nyelvűek az egyes gyűjtemények?
Az egyes gyűjtemények vonatkozásában kérem, tájékoztasson arról, hogy a gyűjtemény részében vagy egészében elérhető-e interneten keresztül? Mi ezen on-line elérhető gyűjtemények, gyűjteményrészek neve, címe, elérhetősége, URL-je? Ezek a szolgáltatások támogatják pl. a gyengénlátókat? Ha az interneten nem érhető el a gyűjtemény, de létezik digitalizált változata, akkor ahhoz ki és milyen módon férhet hozzá? Milyen gyakran frissül a gyűjteményt elérhetővé tévő honlap, adatbázis vagy más szolgáltatás (rendszeres, folyamatos stb.)? Milyen plusz eszközök állnak rendelkezésre a honlapon (vagy más szolgáltatásban), melyek elérhetővé teszik annak tartalmait? Kinek szánják a gyűjteményt elérhetővé tévő szolgáltatásokat, ki a célcsoport? Milyen felhasználási jogokkal férhető hozzá a szolgáltatás (pl. szabadon felhasználható, csak megtekintésre)?
A gyűjteményben található elemek az intézmény tulajdonát képezik mind fizikailag, mind a szerzői jogok tekintetében? Az intézmény szabadon dönthet ezek felhasználásáról, publikálásáról? Az egyes gyűjteményeinek milyen hányada szabadon felhasználható?
Milyen módon és ütemben bővítik gyűjteményüket? Rendszeres, tervszerinti gyarapítással bővülnek az egyes gyűjtemények, vagy eseti, adhoc jelleggel? A gyűjtemények bővítése jellemzően költségvetési forrásokból történik, vagy saját bevételből, esetleg szponzorációs bevételből, adományból?
Készítenek leíró adatokat a gyűjteményhez, annak egyes tételeihez? Milyen szabvány szerint teszik ezt? Elektronikus a nyilvántartásuk, vagy hagyományos, papíralapú? Ha elektronikus, akkor milyen formában tárolják a nyilvántartást (szövegfájl, excel, adatbázis)?
Kiadványok
Milyen kiadványai vannak az intézmények? Ezek rendszeres vagy eseti jelleggel jelennek meg? Mi a kiadványok neve, címe? Milyen formában jelennek meg ezek a kiadványok (pl. papír, CDROM)? Milyen módon lehet hozzájutni ezekhez a kiadványokhoz? Milyen elektronikus kiadványai vannak az intézménynek? Ezek az elektronikus kiadványok milyen egyéb szolgáltatásokat nyújtanak? Ezek a kiadványok támogatják-e pl. a gyengénlátókat? Kinek szánják a kiadványukat, ki a célcsoport? Milyen felhasználási jogokkal férhető hozzá a kiadvány?
Projektek, programok
Milyen gyűjtemény-gyarapításra, felújításra, digitalizálásra irányuló projekteket hajtott végre az elmúlt két évben az intézmény? Milyen futó projektjeik vannak? Ha digitalizálási projektet hajtott/hajtanak végre, annak eredménye hol érhető el? Mi a projekt internetes elérhetősége? Milyen forrásból és mekkora büdzsével hajtották végre a projektet? Ennek eredményeként milyen mértékben bővült a gyűjtemény/digitális gyűjtemény?